El seguimiento del prospecto que no cerró: día 1, 3, 7 y 15
Los mensajes del día 1, 3, 7 y 15 escritos completos, dónde se anota el prospecto, qué hacer con el que no contesta y cuándo se deja de escribir.
Por Aarón Viramontes, fundador de Mr. Gimnasios · San Luis Potosí · · 24 min de lectura

Un martes a las ocho de la noche entró una mujer de unos treinta y cinco, preguntó por las clases de la tarde, caminó el gimnasio diez minutos, se le vio la cara de que le gustó y al final dijo la frase de siempre: "déjame ver cómo ando de tiempo y te aviso". Dejó su nombre y su número. Al día siguiente alguien le mandó un mensaje. No contestó. Y ahí se acabó. Nadie le volvió a escribir nunca. Esa mujer no se fue por el precio: se fue porque el gimnasio dejó de existir para ella a las cuarenta y ocho horas. Este artículo es el seguimiento completo del que preguntó y no firmó: los mensajes del día 1, del día 3, del día 7 y del día 15, escritos palabra por palabra y distintos entre sí, dónde se anota el prospecto para que no se pierda, qué se hace con el que dice "déjame ver", con el que no contesta nada y con el que aparece a los dos meses, y en qué momento se deja de escribir.
Preguntó, le gustó, y no volvió
Si revisas ahorita mismo el celular del gimnasio y te vas tres semanas para atrás, vas a encontrar la misma conversación repetida entre cinco y quince veces. Se ve así.
Miércoles 12:04. "Hola, buenas tardes, gracias por tu visita. Cualquier cosa aquí estamos." Visto a las 12:11. Sin respuesta. Fin.
Esa conversación es el retrato exacto de por qué tu gimnasio tiene menos socios de los que debería. No falló el mensaje, que además está bien escrito y es amable. Falló que fue el único.
Hagamos la cuenta sin dinero, nada más con personas. En un gimnasio independiente de barrio entran alrededor de cuarenta y cinco personas nuevas al mes: unas cruzan la puerta, otras escriben, otras llaman. De esas cuarenta y cinco, en un mostrador que trabaja bien se inscriben unas diez o doce el mismo día. Las otras treinta y tantas salen sin firmar.
Treinta y tantas personas, cada mes, que ya te encontraron, ya se tomaron la molestia de venir o de escribir, ya conocen tu ubicación y ya saben cuánto cuestas. Es el grupo de gente más calificado que vas a tener en tu vida, y no te costó un peso adicional. Cuatrocientas personas al año.
Y a casi todas les mandaste un mensaje, una vez, y ya.
Eso es lo que quiero cambiar con este artículo. No la publicidad, no el precio, no el equipo. El segundo mensaje.
Por qué la mayoría manda uno y se rinde
Le he preguntado esto a muchas recepciones y las respuestas se repiten. Vale la pena oírlas completas, porque cada una tiene un arreglo distinto y ninguno es "échale más ganas".
"Es que no quiero ser molesto." Ésta es la número uno, y es real. Quien atiende tu mostrador vive en la misma ciudad que tus socios, se los encuentra en el súper y no quiere ser el del gimnasio que acosa. El problema es que confunde insistir con recordar. Insistir es mandar tres veces el mismo mensaje preguntando si ya se decidió. Recordar es mandar tres mensajes distintos, cada uno con algo adentro que la persona no tenía antes. La sensación de acoso no la produce la cantidad: la produce la repetición.
"Si no contestó es porque no le interesó." Falso, y es la creencia más cara del mostrador. La gente no contesta por veinte razones que no tienen nada que ver contigo: estaba manejando, lo vio en el semáforo, iba a contestar después, se le fue el mensaje entre otros cuarenta, no tenía la decisión tomada y no quiso decir que no. En los seguimientos que he medido, entre la mitad y dos tercios de las respuestas llegan del segundo mensaje en adelante. El que se rinde en el primero está tirando la mayor parte de su cosecha.
"No me acuerdo a quién le escribí." Ésta no es de ánimo, es de registro, y es la que más gente se lleva. Sin un lugar donde esté anotado quién vino, qué día y hasta dónde va, el seguimiento depende de que alguien se acuerde. Y nadie se acuerda del jueves anterior.
"No tuve tiempo." También es cierta, y también es culpa del diseño y no de la persona. Si el seguimiento se hace "cuando haya un hueco", nunca hay hueco: en un mostrador siempre hay algo más urgente. El seguimiento necesita una hora propia en el día, como el corte de caja.
Fíjate que de las cuatro razones, tres se arreglan con decisiones tuyas: un lugar donde anotar, una hora en el día y un guion que no suene a persecución. Sólo una se arregla con conversación.
Antes del mensaje va el renglón: dónde se anota el prospecto
No se puede dar seguimiento a alguien que no está anotado en ningún lado. Suena a perogrullada y es el origen de la mitad del problema.
Una libreta de cuadros sirve. Lo digo en serio, sin ironía y sin condescendencia: he visto gimnasios de trescientos socios sosteniendo un seguimiento impecable con una libreta de veinte pesos pegada al mostrador. Lo que no sirve es la memoria, y lo que tampoco sirve es el historial de mensajes del celular, porque ahí no se ve quién falta, sólo quién escribió.
El renglón lleva seis datos y ninguno más:
- Fecha. El día que apareció. De ahí se cuentan el 1, el 3, el 7 y el 15.
- Nombre. El de pila basta. Sin nombre no hay nada; es el dato que se pide en los primeros diez segundos y no al final.
- Teléfono. Con el que se escribe, no el de casa.
- Cómo llegó. Puerta, mensaje, llamada o recomendado. Este dato cambia los mensajes, como voy a explicar más adelante.
- Qué venía buscando. Tres o cuatro palabras: "bajar de peso, sin tiempo en la mañana", "rehabilitación de rodilla", "quiere clases de baile". Es el dato que hace que el mensaje del día 3 no parezca plantilla.
- Hasta dónde va. Una marca por mensaje enviado y una por respuesta. Eso es todo el sistema.
La última columna es la que convierte una lista en un seguimiento. Sin ella, quien abre la libreta el lunes no sabe a quién le toca qué, y ante la duda no le escribe a nadie.
Si ya tienes software de control, úsalo, pero revisa una cosa antes de confiarte: casi todos los sistemas de gimnasio están hechos para administrar socios, no prospectos. Si el tuyo no te permite ver en una sola pantalla a quién le toca mensaje hoy, la libreta le gana. El criterio no es cuál es más moderno: es cuál se puede ver de un golpe de vista un martes con gente en el mostrador.
El seguimiento es el último eslabón de una cadena que empieza en la puerta: cómo convertir tu recepción en una máquina de ventas.
El seguimiento vive en WhatsApp, y el WhatsApp necesita estar ordenado antes: WhatsApp Business para gimnasios: cómo se usa de verdad.
Los quince días completos, con día, responsable y motivo
Ésta es la secuencia entera. Cuatro contactos en quince días y un quinto movimiento a los sesenta, que es el que casi nadie hace y el que más sorpresas da.
| Día | Qué se manda | Quién lo manda | Para qué sirve ese contacto |
|---|---|---|---|
| Día 0 | Nada. Se anota el renglón completo antes de que termine el turno | Quien atendió | Sin renglón no hay secuencia. Es el único paso que no se puede recuperar después |
| Día 1 | Mensaje corto que no vende nada y que menciona algo que la persona dijo | Quien atendió, con su nombre | Que la conversación quede abierta y que la persona sepa a quién le está escribiendo |
| Día 3 | Invitación con día y hora concretos, no con horario general | Quien atendió | Convertir el interés en una cita. Aquí llegan la mayor parte de las respuestas |
| Día 7 | Algo útil de verdad: un horario nuevo, un cupo, una clase que le sirve a lo que pidió | Recepción del turno que le toque | Dar una razón para volver a hablar que no sea preguntar si ya se decidió |
| Día 15 | Cierre elegante. Se deja de escribir y se dice que se deja de escribir | Recepción, o tú si es un caso grande | Liberar al prospecto y quedar bien parado. Es el mensaje que más respuestas produce |
| Día 60 | Un solo mensaje de reactivación, sin referencia a la visita anterior | Recepción, en un bloque mensual | Recoger a los que en enero o en septiembre sí tienen la cabeza en esto |
Dos cosas de esta tabla, antes de los guiones.
La primera: los días 1, 3 y 7 los manda la misma persona que atendió, y firma con su nombre. No es sentimentalismo: es que la persona que vino habló con alguien, no con un gimnasio, y un mensaje de un desconocido reinicia la relación desde cero.
La segunda: fíjate que ningún contacto dice "preguntar si ya decidió". Ninguno. Cada uno lleva adentro algo que el prospecto no tenía antes. Ése es el único truco de todo esto, y es la diferencia entre seguimiento y acoso.
Los cuatro mensajes, escritos completos
Van tal cual se mandan. Cámbiales el nombre, el gimnasio y el detalle; no les cambies la estructura, porque cada uno hace un trabajo distinto y por eso son distintos entre sí.
Día 1: el mensaje que no vende nada
Sale a las veinticuatro horas, y de preferencia a una hora parecida a la que vino. Si vino a las ocho de la noche, el mensaje a las nueve de la mañana lo agarra dormido.
"Hola Karina, soy Diana, del gimnasio de la avenida. Ayer platicamos de las clases de la tarde. Nada más para que tengas mi número directo por si te surge cualquier duda. Por cierto, revisé lo que me dijiste de que sales a las siete: la clase de las 7:30 es la que menos se llena, ahí llegas bien."
Tres cosas hacen que este mensaje funcione y ninguna es el tono. Uno: se presenta con nombre y menciona el lugar, porque la persona guardó un número desconocido. Dos: repite algo que ella dijo, y eso le avisa que la escucharon. Tres: no pide nada. No hay pregunta, no hay precio, no hay invitación. Es el único mensaje de los cuatro que no pide nada, y por eso es el que más alto porcentaje de respuesta tiene.
Lo que nunca lleva este mensaje: la palabra promoción, la lista de precios, un folleto en imagen y la frase "cualquier cosa aquí estamos", que es el cierre más pasivo del idioma y le entrega a la otra persona toda la responsabilidad de continuar.
Día 3: la invitación con hora, no con horario
Aquí sí se pide algo, y se pide concreto. La diferencia entre "cuando quieras vienes" y "el jueves a las siete" es la diferencia entre una intención y una cita.
"Karina, ¿cómo vas? Te escribo para proponerte algo concreto: vente el jueves a las 7:30 a la clase, sin compromiso y sin pagar nada. Yo te aparto lugar y te presento con Mónica, que es la que da esa clase. Si el jueves no te queda, dime qué día de la semana sí y lo dejamos apartado."
Cuatro detalles de este mensaje valen más que el resto. Un día y una hora específicos, porque una fecha se acepta o se rechaza y un horario general no obliga a nada. Un nombre propio de alguien que la va a estar esperando, que es lo que convierte una visita en un compromiso social. La aclaración de que no paga, porque la duda silenciosa siempre es ésa. Y una segunda opción abierta, para que decir que no al jueves no signifique decir que no al gimnasio.
Si vino por una razón que no son las clases, el mensaje cambia de contenido pero no de forma: siempre un día, una hora, una persona y una salida alternativa.
Día 7: la razón útil, no el recordatorio
Éste es el mensaje que casi nadie sabe escribir, porque a la semana ya no queda nada nuevo que decir si el único tema era la inscripción. Por eso el día 7 no habla de la inscripción.
"Hola Karina. Te cuento por si te sirve: abrimos un horario nuevo los martes y jueves a las 6:30 de la tarde, y quedó bastante más vacío que el de 7:30. Me acordé de ti porque me dijiste que el problema era el tráfico de salida. Si quieres probar un día de ésos, avísame y te aparto."
La estructura es: una noticia real, la razón por la que se acordaron de ella, y una puerta abierta pequeña. La noticia tiene que ser cierta. Si no tienes un horario nuevo, sirve un cupo que se abrió, una clase que cambió de hora, un entrenador nuevo en la tarde o que ya pusieron el ventilador grande en el área de pesas. Suena menor y no lo es: lo que comunica ese mensaje no es la noticia, es que este gimnasio se acuerda de las personas.
Lo que no sirve como noticia: una promoción de fin de mes. Ahí el mensaje se convierte en publicidad y pierde lo único que lo hacía distinto.
Día 15: el cierre elegante que deja la puerta abierta
Éste es mi favorito, y es el que más gente se salta. Es el mensaje que dice que se deja de escribir.
"Karina, no quiero estarte escribiendo de más, así que éste es el último mensaje que te mando. Mi número se queda aquí por si más adelante te acomoda. Si en algún momento decides retomar, escríbeme y yo te recibo. De verdad, sin compromiso."
Parece una rendición y es lo contrario. Tres cosas pasan con este mensaje. La primera: produce más respuestas que el del día 7, porque quita la presión y mucha gente contesta justo cuando deja de sentirse perseguida. La segunda: deja al gimnasio bien parado con alguien que no compró, y esa persona recomienda. La tercera, y es la de dirección: te da un criterio claro para dejar de escribir, y sin criterio claro el seguimiento se vuelve eterno o se vuelve nulo.
Lo que no lleva: ninguna forma de reproche. Nada de "veo que no te interesó" ni "entiendo que ya no quieres". Eso deja un sabor y el sabor se cuenta.
Qué se contesta cuando sí responden
Los cuatro mensajes generan respuestas, y ahí se pierde otra parte de la gente, porque se contesta con reflejo. Esta tabla es la que pego por dentro del mostrador cuando instalo el seguimiento en un gimnasio.
| Situación | Qué se dice | Qué nunca se dice | Por qué |
|---|---|---|---|
| Contesta "déjame ver y te aviso" | "Va. ¿Qué es lo que quieres ver, el horario o el presupuesto? Es nada más para no escribirte de más" | "Perfecto, aquí te esperamos" | La pregunta separa la duda real del pretexto y te dice de qué va el mensaje siguiente. La otra frase cierra la conversación con cara de amable |
| Contesta "está un poco caro" | "Te entiendo. ¿Caro comparado con otro gimnasio o caro para lo que puedes destinar ahorita al mes?" | "Te puedo hacer un descuento" | Son dos objeciones distintas con respuestas distintas. El descuento inmediato le enseña a toda tu zona que tu precio es negociable |
| Contesta "ya me inscribí en otro" | "Qué bueno que ya arrancaste, en serio. Si en unos meses te deja de acomodar, aquí estoy" | "¿Y en cuál? Nosotros tenemos mejor equipo" | Esa persona regresa más seguido de lo que crees, y regresa con quien no la hizo sentir mal por su decisión |
| Contesta a las cuatro semanas, de la nada | "Karina, qué gusto. ¿Sigue en pie lo de entrenar en la tarde? Dime qué día vienes y te aparto" | "Ya casi ni me acordaba de ti" | Se retoma exactamente donde se quedó, sin cobrarle el silencio. El registro es lo que permite contestar así |
| No contesta ninguno de los cuatro | Nada hasta el día 60, y entonces un solo mensaje sin referencia a la visita anterior | "¿Hola? ¿Sigues ahí?" | El mensaje que reclama silencio es el que convierte un prospecto frío en alguien que te bloquea |
| Contesta con una pregunta de precio y nada más | "Con gusto te paso las opciones. ¿Vas a venir en la mañana o en la tarde? Para decirte la que te conviene" | Mandar la lista completa de precios en una imagen | La lista suelta se compara contra la del gimnasio de enfrente y ahí no se gana. La pregunta devuelve la conversación a la persona |
| Pide que ya no le escriban | "Listo, ya no te escribo. Gracias por avisarme, en serio" | "Ok, pero por si acaso te dejo la promo de este mes" | Respetar esa frase a la primera es lo único que evita una reseña de una estrella por acoso |
Como con cualquier guion, lo que se corrige es la tercera columna, no la segunda. Quien atiende puede decirlo con sus palabras y con su acento; lo que no puede es decir lo de la columna de en medio equivocada.
El que dice "déjame ver", el que no contesta y el que aparece a los dos meses
Son los tres casos que más aparecen y se manejan distinto.
El del "déjame ver" es el más común y el menos entendido. Casi siempre no es un no: es que la persona no tiene claro qué es lo que tiene que ver. La pregunta de la tabla lo resuelve en un mensaje. Si contesta "el horario", el seguimiento se vuelve de horarios y el día 3 lleva una propuesta de día y hora. Si contesta "el presupuesto", el seguimiento se vuelve de formas de pago y de cuándo le cae el dinero, y el día 7 puede caer a propósito el día que cobran en su empresa. Si no contesta a esa pregunta, era pretexto, y con el pretexto se sigue la secuencia normal sin gastarle energía extra.
El que no contesta nada es el grupo más grande, y no es el grupo perdido. Va a ser más de la mitad de tu lista, y eso es normal. La regla es simple: la secuencia se completa igual. Los cuatro mensajes salen aunque no haya contestado ninguno, porque el cuarto es el que más veces despierta al silencioso. Lo que no se hace es mandar un quinto, ni un sexto, ni mensajes de voz, ni llamar tres veces seguidas. Una llamada sí: si a los siete días no hubo ninguna respuesta escrita, una llamada de treinta segundos entre las once y la una es legítima y a veces contesta. Una. No tres.
El que aparece a los dos meses es dinero caído del cielo y casi siempre se maltrata. Escribe un mensaje suelto, sin contexto, tipo "oye, ¿siguen abiertos los domingos?". El reflejo es contestar el dato y ya. El manejo correcto es contestar el dato y retomar el hilo: "sí, de nueve a dos. Karina, ¿sigues buscando algo en la tarde entre semana?". Para poder hacer eso necesitas el renglón de la libreta, porque nadie se acuerda de una persona de hace dos meses. Ése es el momento en que el registro se paga solo.
Cuándo se deja de escribir
Los criterios, dichos sin rodeos, porque la falta de criterio es lo que hace que unos gimnasios acosen y otros abandonen.
Se deja de escribir después del día 15, sin importar si contestó o no. La secuencia son cuatro mensajes. No cinco, no ocho.
Se deja de escribir de inmediato si la persona lo pide, si dice que ya se inscribió en otro lado o si contesta de mala manera. En los tres casos se agradece y se cierra.
Se vuelve a escribir una sola vez a los sesenta días, en un bloque mensual donde recepción retoma a todos los que cumplen dos meses, con un mensaje corto y sin referencia a lo anterior. Ese bloque cabe en cuarenta minutos al mes.
Y se deja de escribir para siempre después de ese mensaje de los sesenta días, salvo que la persona conteste. Un prospecto que no respondió cinco mensajes en dos meses ya no es un prospecto: es alguien que te va a ver otra vez cuando pase algo en su vida, y para ese momento lo que va a pesar no es tu insistencia, es que no lo hayas molestado.
Hay una excepción, y la digo porque existe: el prospecto de convenio con empresa, el que venía a preguntar por diez o quince personas. Ése no entra en esta secuencia. Ése es una venta que dura semanas, la trabajas tú y no la recepción, y ahí la insistencia se llama otra cosa.
No es lo mismo el de la puerta, el de Instagram y el recomendado
La secuencia es la misma en días, pero el contenido cambia según de dónde vino, y ese ajuste sube la respuesta más que cualquier cambio de redacción.
El que cruzó la puerta ya vio el gimnasio. No le expliques lo que ya vio. Con él, el seguimiento se apoya en lo que pasó adentro: la clase que se asomó a ver, el aparato que preguntó, la persona con la que platicó. Es el prospecto más caliente de los tres y el que más rápido se enfría, porque el recuerdo de la visita se le borra en una semana. Con él, el día 1 no se negocia: si vino ayer, el mensaje sale hoy. Si además hizo el recorrido completo, quien atendió tiene material de sobra para escribirle, que es otra razón para que el recorrido se camine siempre y en el orden correcto.
El que llegó por Instagram o por un anuncio nunca ha estado adentro. Su duda no es el precio, es cómo se ve el lugar de verdad y si va a encajar. Con él, el objetivo de toda la secuencia es distinto: no es que se inscriba, es que venga. El día 3 lleva una invitación a visitar, no una propuesta de pago. Y ojo con el origen: un prospecto que llegó por un anuncio de descuento llega preguntando por el descuento, y ése es un problema que se arregla antes, en cómo está armada la publicidad local que hace el gimnasio. Cómo se contesta bien ese primer mensaje entrante, desde el saludo hasta el cierre, lo trabajé aparte en cómo responder los mensajes que llegan al gimnasio.
El recomendado por un socio es el más fácil y el que peor se trabaja. Llega con la venta medio hecha por alguien que ya paga. Con él hay dos movimientos que no aplican a los otros. Uno: se nombra al socio que lo mandó, desde el primer mensaje, porque eso cambia por completo la temperatura. Dos: la invitación del día 3 se hace para venir con esa persona, no solo. "Vente el jueves con Roberto, él entrena a las ocho" cierra mucho más que cualquier propuesta individual. Y hay un tercero que es de dirección y no de mensajes: al socio que recomendó se le avisa. "Oye Roberto, gracias por mandarnos a tu compadre, ya le escribí". Eso produce el segundo recomendado.
El seguimiento termina cuando la persona firma, y ahí empieza el trabajo que decide si se queda: los siete días que deciden si el socio nuevo se queda.
Cómo se lo enseñas
Esto no se instala mandando el artículo por mensaje. Se instala en dos sesiones de media hora y una revisión semanal durante un mes.
Primera sesión, media hora, un martes a las once. Se arma la libreta juntos, físicamente: las seis columnas trazadas con regla, el título arriba, la pluma amarrada al mostrador. Después se llenan a mano los renglones de los prospectos de los últimos siete días, con lo que se acuerden. Ese ejercicio hace algo que ninguna explicación logra: al llegar al quinto renglón, quien atiende se da cuenta sola de cuánta gente no recuerda. Ahí ya no hace falta convencer a nadie.
Segunda sesión, media hora, la semana siguiente. Se escriben los cuatro mensajes, pero no como plantilla: se escriben para tres prospectos reales de la libreta, uno por uno, en su celular y delante de ti. Tú lees cada uno antes de que salga y corriges una sola cosa. La corrección más frecuente que vas a hacer es quitar la frase "cualquier cosa aquí estamos". La segunda más frecuente es que el mensaje del día 3 no trae día ni hora.
La revisión semanal, diez minutos los lunes, durante cuatro semanas. Se abre la libreta y se cuentan tres cosas en voz alta: cuántos renglones nuevos hay, cuántos tienen las cuatro marcas de mensaje y cuántos contestaron. No se revisa nada más. Diez minutos, de pie, con la libreta abierta entre los dos.
Cuánto tarda en pegar: el registro, una semana. Los mensajes de los días 1 y 3, dos semanas. El del día 15 tarda más, un mes, porque va contra el instinto de quien atiende, que siente que se está dando por vencida. Vale la pena explicarle por qué ese mensaje es el que más respuestas trae; cuando lo ve una vez, ya no se le olvida.
Y una cosa que hace toda la diferencia y no cuesta nada: cuando alguien conteste, entérate y celébralo en voz alta ese mismo día. El seguimiento es un trabajo sin aplausos, donde la mayoría de los mensajes se quedan sin respuesta. Si el único comentario que recibe quien lo hace es cuando se le olvida, deja de hacerlo en tres semanas.
Cómo sabes si lo está haciendo
No preguntes si se está dando seguimiento. La respuesta siempre es que sí. Hay cuatro comprobaciones y ninguna necesita software.
La libreta, los lunes, de un golpe de vista. Es la comprobación principal y tarda un minuto. Cuentas los renglones de la semana pasada y cuentas cuántos tienen las marcas de mensaje completas. Si hay doce renglones y ocho tienen una sola marca, ya sabes exactamente dónde está tu problema: no es el registro, es el segundo mensaje. Si hay tres renglones en toda la semana y en tu gimnasio entraron quince personas nuevas, el problema es anterior y está en el mostrador.
El celular del gimnasio, tres conversaciones al azar. Le pides que te enseñe tres conversaciones de prospectos de hace dos semanas. No las lees para juzgar el estilo: cuentas globos. Cuántos mensajes salieron por cada prospecto. Uno, dos o cuatro. Eso es todo lo que necesitas saber.
El prospecto fantasma. Le pides a un conocido que no sea de la colonia que entre un jueves a las siete, pregunte, deje su nombre y su número, y se vaya. Después le preguntas tres cosas: cuántos mensajes le llegaron en dos semanas, si el primero traía el nombre de quien atendió, y si alguno le propuso un día y una hora. Es la comprobación más incómoda y la más exacta que existe. Se hace una vez cada tres meses, no cada semana.
La hora del bloque. Pasa por el mostrador a la hora en que quedó el bloque de seguimiento, sin avisar y sin quedarte. Nada más para ver si está ocurriendo. Si a esa hora siempre hay otra cosa encima, el bloque está mal puesto y eso lo arreglas tú, moviéndolo a una hora de verdad muerta.
Una señal que vale por todas: si en la libreta hay renglones con nombre y teléfono pero sin la columna de qué venía buscando, el seguimiento va a ser genérico aunque salga puntual. Y el seguimiento genérico no contesta nadie.
Qué haces cuando no lo hace
Se va a caer, y se cae siempre en el mismo lugar: el mensaje del día 7. El del día 1 aguanta porque está fresco; el del 7 exige abrir la libreta y acordarse de alguien de la semana pasada.
La primera conversación es de dos minutos, con la libreta abierta. No es un regaño, es señalar un renglón.
"Mira este renglón: Karina, vino el martes pasado, quería clases en la tarde. Tiene una sola marca. Ya sé que la semana estuvo pesada y no te lo digo por eso. Te lo digo porque esta señora sí quería y se nos está yendo por falta de un mensaje. De aquí al viernes, ¿puedes cerrar los renglones que quedaron a medias? Si la hora del bloque no te está funcionando, dime y la movemos."
La última línea abre la puerta a que el problema sea tuyo. Muy seguido lo es: el bloque quedó a una hora en la que llegan los repartidores, o la persona está sola cobrando.
La segunda conversación es sentados y con una sola pregunta. Toca si en la revisión del lunes siguiente los renglones siguen a medias.
"Es la segunda vez que lo hablamos. Te lo digo claro para que no te sorprenda: esto es la mitad del puesto, no un extra. ¿Qué está pasando: no sabes qué escribir, no te da el tiempo, o te incomoda escribirle a alguien que no contestó? Las tres tienen arreglo, pero son arreglos distintos."
Las tres respuestas llevan a lugares distintos. Si no sabe qué escribir, se vuelve a la sesión de los mensajes con prospectos reales, no con plantillas. Si no da el tiempo, se revisa el bloque y se revisa la carga de esa franja, y es problema tuyo. Si le incomoda, que es la más honesta y la más frecuente, ahí sí es conversación: se le explica que el mensaje del día 15 existe precisamente para eso, para que ella tenga un final claro y no se sienta persiguiendo a nadie. A muchas recepciones ese solo argumento les destraba el puesto entero.
Antes de llegar a la tercera conversación, revisa lo incómodo. ¿El seguimiento tiene hora propia en el día o es "cuando se pueda"? ¿La comisión premia las altas nada más, y entonces el prospecto de hace dos semanas no le vale nada a quien escribe? ¿Está sola en hora pico? Si cualquiera de esas respuestas te incomoda, el que no lo está haciendo eres tú.
Y revisa lo que pasó antes, porque el seguimiento no repara lo que se rompió en el mostrador. No arregla una visita que empezó mal en los primeros ocho segundos, no arregla un precio que se dijo de pie y sin contexto, que es una conversación con reglas propias, y no arregla una duda que nadie contestó cuando estaba enfrente: las objeciones que aparecen siempre son siete y se contestan ahí, no por mensaje tres días después.
Lo que vale el segundo mensaje, contado en socios
Una sola cuenta, corta, porque esto no trata de dinero: trata de treinta personas al mes que ya estaban interesadas.
En el caso-modelo de este blog —320 metros cuadrados, 268 socios activos, cuota de $580— salen sin firmar unas treinta personas cada mes. Con un mensaje y rendirse, se recuperan una o dos. Con la secuencia completa de cuatro mensajes en quince días, lo que veo en gimnasios que la sostienen es que regresa alrededor de una de cada seis: cinco socios más al mes, unos $2,900 de cuota que se suman y se quedan sumados, porque el que entra por seguimiento se queda igual que cualquier otro. Cinco socios al mes son sesenta al año, sin un peso más de publicidad y sin bajar el precio.
Ahora la parte honesta, para que no quede duda de qué es esto. Con lo que está aquí puedes instalar el seguimiento completo y verlo funcionar en tres semanas: la libreta, los cuatro mensajes, las respuestas, los criterios de cuándo parar, las dos sesiones de enseñanza y la revisión de los lunes. Va entero y sirve aunque nunca me compres nada. Lo que no cabe en un artículo es sostenerlo un año con gente que entra y sale: el guionario completo con las variantes por origen y por temporada, el tablero donde el seguimiento se cruza con las altas y las bajas, cómo se entrena al que llega en marzo cuando el resto ya lleva medio año, y cómo se corrige sin romper a la persona. Eso es trabajo de manual, de capacitación en sitio y, si lo quieres instalado con el dueño adentro, de consultoría. No lo digo para apurarte: lo digo porque ésa es la frontera real entre un artículo y un sistema.
El lunes haz esto y nada más esto. Abre el celular del gimnasio, ve para atrás treinta días y anota en una hoja a todas las personas que preguntaron y no se inscribieron. Van a ser más de las que te imaginas. A cada una mándale hoy mismo el mensaje del día 15, el del cierre elegante, aunque hayan pasado tres semanas. Es el mensaje que mejor funciona tarde. El miércoles cuenta cuántas contestaron. Ese número es el tamaño exacto de lo que estabas dejando en la banqueta.
Lo mismo, en video
10 prospectos al día y 0 ventas: el error
Aarón Viramontes en el canal de Mr. Gimnasios. Verlo en YouTube o suscribirte al canal.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas veces hay que escribirle a un prospecto que no contesta?
- Cuatro veces en quince días, y después una sola vez a los sesenta. Los cuatro mensajes salen aunque no haya contestado ninguno, porque entre la mitad y dos tercios de las respuestas llegan del segundo en adelante. Lo que no se hace es mandar un quinto, ni notas de voz, ni llamar tres veces seguidas. Una llamada de treinta segundos al séptimo día, si no hubo ninguna respuesta escrita, sí es legítima.
- ¿Qué le escribo a alguien que visitó el gimnasio y no se inscribió?
- El primer mensaje, a las veinticuatro horas, no vende nada: quien atendió se presenta con su nombre, menciona algo que la persona dijo durante la visita y no pide nada. Sin precio, sin promoción y sin la frase cualquier cosa aquí estamos, que le entrega toda la responsabilidad de continuar al otro. Es el mensaje con más porcentaje de respuesta de la secuencia, justamente porque no pide nada.
- ¿Cuándo hay que dejar de escribirle a un prospecto de gimnasio?
- Después del cuarto mensaje, el del día 15, sin importar si contestó o no. De inmediato si la persona lo pide, si dice que ya se inscribió en otro lado o si contesta de mala manera. Se retoma una sola vez a los sesenta días, en un bloque mensual, con un mensaje corto y sin referencia a la visita anterior. Después de ése, ya no se escribe más.
- ¿Qué hago si el prospecto dice déjame ver y te aviso?
- Contestar con una pregunta que separe la duda del pretexto: qué es lo que quiere ver, el horario o el presupuesto. Si dice el horario, el seguimiento se vuelve de horarios y el tercer día lleva una propuesta con día y hora. Si dice el presupuesto, se vuelve de formas de pago y de cuándo le cae el dinero. Si no contesta esa pregunta, era pretexto y sigue la secuencia normal.
- ¿Sirve una libreta para llevar los prospectos de un gimnasio?
- Sí. He visto gimnasios de trescientos socios con un seguimiento impecable sostenido en una libreta pegada al mostrador. Lleva seis columnas: fecha, nombre, teléfono, cómo llegó, qué venía buscando y una marca por cada mensaje enviado. La última es la que convierte una lista en un seguimiento, porque sin ella nadie sabe a quién le toca qué y ante la duda no se le escribe a nadie.
- ¿Se le da igual seguimiento a un prospecto de Instagram que a uno que fue al gimnasio?
- Los días son los mismos, el contenido no. El que cruzó la puerta ya vio el lugar, así que los mensajes se apoyan en lo que pasó adentro y el primero sale al día siguiente sin falta. El que llegó por redes nunca ha estado adentro: con él la meta de la secuencia no es que se inscriba, es que venga, y la invitación del tercer día es a visitar, no a pagar.
- ¿Qué hago si un prospecto me escribe dos meses después?
- Contestar el dato que pregunta y retomar el hilo en la misma frase, mencionando lo que buscaba cuando vino. Nada de reprocharle el silencio ni de decirle que ya casi ni te acordabas. Para poder hacerlo necesitas el renglón anotado, porque nadie recuerda a una persona de hace dos meses. Ése es exactamente el momento en que el registro se paga solo, y pasa más seguido de lo que parece.
Sigue leyendo